Vedtægter

Ulfborg-Vemb Lokalhistoriske Arkiv

§ 1 Navn og arbejdsområde
Foreningens navn er Ulfborg-Vemb Lokalhistoriske Arkiv.
Foreningen er hjemmehørende i Holstebro Kommune.
Foreningens postadresse er Tingvej 5, 6990 Ulfborg.
Arbejdsområdet er den tidligere Ulfborg-Vemb Kommune –
fra 1.1.2007 en del af Holstebro Kommune.

§ 2 Formål og opgaver
Foreningens formål er gennem udadvendt virksomhed at fremme kendskabet til og styrke interessen for historie i Ulfborg-Vemb området og at drive det lokalhistoriske arkiv på Tingvej 5 i Ulfborg.

Dette skal ske ved at
Indsamle, registrere og bevare lokalhistorisk materiale i form af arkivalier, manuskripter, mindre genstande, billeder, film, lydoptagelser m.m. af ikke-statslig proveniens med tilknytning til arkivets virkeområde, dets borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid.
Stille indsamlede materialer til rådighed for offentligheden, herunder kommunens skoler, efter gældende regler for tilgængelighed.

§3 Arkivaliernes status
Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje og skal forblive således.

§4 Fagligt tilhørsforhold
Foreningen er medlem af Sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA).
Foreningen deltager i kurser, der er arrangeret af og/eller godkendt af SLA.
Derudover samarbejdes med andre arkiver og beslægtede institutioner.
Arbejdsplanen fastlægges under hensyn hertil.

§5 Bestyrelsen
Bestyrelsen består af 5 medlemmer, som alle vælges på generalforsamlingen.
Herudover vælges 2 suppleanter.
Genvalg kan finde sted.
Bestyrelsen vælges for 2 år ad gangen, således at i år med lige årstal vælges 2 medlemmer og i år med ulige årstal 3 medlemmer.
Suppleanter er på valg hvert år.
Der vælges 2 revisorer, der er på valg hvert år.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer er til stede.
Afgørelser træffes ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Suppleanter kan deltage i bestyrelsens møder, men uden stemmeret.

§6 Bestyrelsens opgaver
Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær.
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden og fører protokol over bestyrelsens møder, som afholdes mindst 3 gange årligt.
Bestyrelsen vælger en arkivleder, der i samarbejde med bestyrelsen er ansvarlig for Ulfborg-Vemb Lokalhistoriske Arkivs drift, samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til SLA’s standardinstruks for arkivledere.
Bestyrelsen vælger øvrige medhjælpere i samråd med arkivlederen.
Bestyrelsen er ansvarlig for, at arkivets samlinger opbevares betryggende og er offentligt tilgængelige med fast åbningstid med respekt for SLA’s tilgængelighedsregler
Bestyrelsen er ansvarlig for, at der hvert år udarbejdes

  • en årsberetning, og at denne udsendes til alle medlemmer
  • et retvisende regnskab for Ulfborg-Vemb Lokalhistoriske Arkiv

§7 Generalforsamlingen
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
Den ordinære generalforsamling holdes i oktober måned og indkaldes med mindst 14 dages varsel.
Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal senest 8 dage før dennes afholdelse skriftlig være bestyrelsen i hænde.Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter

  1. Valg af dirigent
  2. Valg af referent
  3. Forelæggelse og godkendelse af årsberetning
  4. Forelæggelse og godkendelse af det reviderede regnskab
  5. Indkomne forslag
  6. Fastsættelse af kontingent for det kommende år
  7. Valg
    1. 2 hhv. 3 medlemmer til bestyrelsen
    1. 2 suppleanter
    1. 2 revisorer
  8. Eventuelt

Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte medlemmer.
Beslutning træffes ved simpelt stemmeflertal og skriftlig afstemning skal finde sted såfremt et medlem fremsætter begæring herom. 
Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen finder anledning dertil, eller når mindst 1/5 af medlemmerne skriftligt anmoder derom med angivelse af forhandlingsemne.

§8 Økonomi og regnskab
Foreningen drives for midler tilvejebragt gennem kontingenter fra medlemmerne af foreningen samt af tilskud og sponsorater fra offentlige og private kilder.
Regnskabsåret går fra oktober til oktober.
Regnskabet revideres af de to på generalforsamlingen valgte revisorer.
Pengemidler, som foreningen råder over, skal indestå på konti i Ulfborg-Vemb Lokalhistoriske Arkivs navn i et pengeinstitut.
Formanden og kassereren tegner i forening Ulfborg-Vemb Lokalhistoriske Arkiv.
Lånoptagelse kan kun ske med generalforsamlingens godkendelse.

§9 Vedtægtsændringer
Vedtægterne kan ændres på forslag af bestyrelsen og skal vedtages på en generalforsamling, dog kun når mindst 2/3 af de mødte stemmeberettigede stemmer for forslaget.
Ændringer som kan være af betydning for medlemsskabet af SLA, skal godkendes af SLA, før de kan træde i kraft.

§10 Foreningens ophør
Foreningens ophør kan kun besluttes på to på hinanden følgende generalforsamlinger med mindst 4 ugers og højst 8 ugers mellemrum.
Mindst det ene af disse møder indkaldes med det formål at videreføre eller opløse foreningen.
Skulle Ulfborg-Vemb Lokalhistoriske Arkiv ophøre, skal samlingerne anbringes efter nærmere aftale med Kulturafdelingen v. kulturchefen i Holstebro Kommune med henblik på forbliven i offentligt eje og med offentlig tilgængelighed.
I tilfælde af foreningens ophør skal foreningens midler efter bestyrelsens indstilling og generalforsamlingens beslutning overføres til andet lokalhistorisk arbejde eller andre historisk / kulturelle formål i foreningens virkeområde.
Foreningen hæfter med sin egenkapital for evt. gæld.
Således vedtaget på generalforsamlingen den 25.10.2018.